秘书礼仪注意事项介绍
秘书礼仪注意事项介绍1秘书在日常的工作交往当中,应当注意:
1、正确理解上司的指示,积极主动与上司沟通。
秘书每天都要完成上司布置的很多工作,在上司指示工作时,应当对不清楚的细节加以确认核实,避免造成沟通上的误解。有的秘书不习惯主动与上司进行沟通,上司布置任务之后,秘书立刻按照自己的理解去行动,结果却差强人意。例如,有位经理对秘书说:"请把这份文件处理一下",秘书二话不说就把文件塞进了碎纸机。经理大叫起来:"我是叫你去复印啊!"其实,秘书在粉碎文件之前,完全可以先向经理核实:"您的意思是让我把它粉碎掉吗?"
2、忌不懂装懂、硬着头皮乱做。
孔子说"知之为知之,不知为不知,是智也"。有位秘书在工作之前从来没有练习使用过传真机,到了新单位之后上司让她发一份传真,结果在发的时候将传真文件放反了,给客户发了好几次,发过去的都是白纸,导致客户非常生气,给工作造成了不小的损失。因此,秘书应当注重工作交往礼仪的实际训练,有不懂的地方,一定要向他人虚心请教,只要自己摆正自己的位置、态度谦虚有礼,别人一般都会乐于指教。
3、正确对待错误与批评。
犯了错误的时候,不要怕丢面子,一定要勇于承认错误,并当面向他人道歉。遇到批评时,不要立刻就闹情绪或哭哭啼啼,正确的做法是立刻检点自己,"有则改之无则加勉",只有认真总结经验才能真正取得进步。
< ……此处隐藏1178个字……情上司以为你已经知道而省略不提,结果问题往往就出在这里。因此,假如发现任何不明白的疑点,都应该鼓起勇气问到清楚为止。4、确认内容。囫囵吞枣似地接受命令或指示是最冒险的行为,有时甚至等到完成后提出报告时,才发现自己彻尾完全搞错。所以无论如何必须养成习惯,在上司说完后确认其内容与各项重点。
二、不要忘了上司所交等的事情
有时候工作一忙,往往把上司交待处理的某件工作忘得一干二净。此时,除了规规矩矩向上司道歉外,别无选择。若因为一时提不起勇气认错而置之不理,反而会使事情更加恶化。
道歉时,若脸上挂着虚假的笑脸,或强词夺理地寻找各种借口,也会使对方更加恼火,倒不如干脆以谦虚的态度,坦白这是因为自己一时不慎而犯下的过错。
但是这种情形只许一次,下不为例,假如三番两次地重蹈覆辙,那么管你如何赔礼,也难以换回上司对你的评价。
三、办公室拒绝闲聊
漫无边际的闲聊,影响工作和学习。现介绍四种表白无暇闲聊的婉转方法:
1、启示法。在自己工作场所的醒目处,写上"闲聊不过三分钟"或鲁讯的名言:"浪费自己的时间,等于慢性自杀;浪费别人的时间,等于谋财害命。"以此记示来客,谢绝闲聊。
2、工作法。当发现聊客朝自己走来,可立即埋头工作,或眼睛注视空间,令聊客相信自己正在专心工作,让其知趣离开。
3、冷待法。当聊客打开话匣子,自己保持冷谈,只点头或摇头不予搭话,也可作简短的回答"是"或"不是";若聊客仍然口惹悬河,则可起身做些杂务,令其扫兴而去。
4、推迟法。如对方并未闲聊,或自己喜欢与其交谈,但当时确无时间接待,可提议推迟在下班后或共同进餐时进行交谈。